Iphos law: Technologischer Wegbereiter für mehr Work-Life-Balance im Anwaltsberuf

KI-gestützte Dokumentensuche mit der Enterprise Search Software searchit

Das schnelle und präzise Durchsuchen und Klassifizieren verschiedener Informationsquellen, egal, ob es sich dabei um vom Klienten bereitge­stellte Mandanteninformationen wie Dokumente und E-Mail-Archive, Verträge oder Prozess- und Gerichtsakten handelt, ist meist extrem zeitauf­wändig. searchit, eine führende, volltext-basierte Enterprise Search Lösung, die nicht nur Dokumente, sondern auch E-Mail Archive (pst-Dateien) durchsuchen und mit KI-gestützten Algorithmen klassifizieren kann, schafft hier Abhilfe. Auch Branchen-relevante Websites, wie Sammlungen von Gesetzestexten, können indiziert und durchsucht werden. Mit searchit können Rechtsanwälte schnell und effizient von einer zentralen Plattform aus auf alle benötigten Informationen zugreifen. Die Integration automatischer Texterkennung (OCR) macht es möglich, auch Texte aus Scans oder Fotos in die Suche miteinzubeziehen. Das spart wert­volle Zeit und Nerven im ohnehin oft überlangen Arbeitsalltag.

„Eine intelligente und schnelle Suche alleine bringt zwar schon signifikante Einsparungen,“ so Wendl aus der Praxis. „Zusammen mit diversen Auto­matismen wird die Arbeitserleichterung in der Anwaltspraxis aber deutlich messbar. Unsere Kunden können durchschnittlich rund 70 Prozent der für die Dokumentensuche und Klassifizierung aufgewendeten Arbeitszeit ein­sparen – auch in der ersten Phase, wenn Klienten tausende von Informati­onen wie Emails, Dokumente, etc. liefern, die nach Relevanz gefiltert werden müssen.“ Mithilfe von künstlicher Intelligenz erkennt und extra­hiert die Software automatisch relevante Themen aus den Datenarchiven. Die automatisierte Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten nach vorgegebenen Kategorien spart Zeit beim Strukturieren der Akten – ein weiterer Schritt hin zu besserer Work-Life-Balance.

DSGVO konformes Teilen von Dokumenten mit Klienten

Die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist wichtig, wenn es um die Kommunikation mit Klienten und Kollegen geht, insbesondere bei sensiblen Daten, wie prozessrelevanten Informationen. Mit einer DSGVO-konformen Filesharing-Lösung, die auch den derzeitigen Anforderungen der Österreichischen Rechtsanwaltskammer entspricht, ist das Teilen von Daten mit Klienten oder Partnern nicht nur hochsicher, sondern auch un­kompliziert. Zeitaufwändige Prozesse wie das Versenden großer Dateien per E-Mail oder das Nutzen physischer Speichermedien können so vermie­den werden. „Auch in punkto Flexibilität trägt eine Cloud-basierte Enter­prise Filesharing Software wie shareit zu einer optimierten Work-Life-Balance in der Rechtsanwaltsbranche bei,“ so Wendl. „Wichtige Files können von überall aus aufgerufen werden. Zusammen mit der Möglich­keit, gemeinsam ortsunabhängig an Dokumenten zu arbeiten, reduziert dies die Notwendigkeit, ständig in der Kanzlei präsent sein zu müssen. Weniger Anfahrtszeiten, weniger Stress, mehr Zeit.“

Effektive Online-Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

In die gleiche Kerbe schlägt die Nutzung von Microsoft Teams für Kommu­nikation und Organisation im Kanzleialltag. Teams ermöglicht eine effek­tive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team – unabhängig vom Standort der Teammitglieder. Virtuelle Meetings sparen Reisezeiten und –kosten.

Mit Managed IT Services zu mehr Effizienz und einer besseren Work-Life-Balance

Iphos law verfolgt das Ziel, mittels Managed Services technologische Lösungen bereitzustellen, die die tägliche Arbeit von Anwälten effizienter und weniger belastend gestalten. Die Minimierung von Routineaufgaben kann die Arbeitslast reduzieren und die Work-Life-Balance verbessern. Dar­über hinaus bietet das Software Bundle höchste Datensicherheit und ein­fache Bedienung, um den Arbeitsalltag so unkompliziert und entspannt wie möglich zu gestalten.

„Die Einführung moderner Technologien und die Gewährleistung der Datensicherheit stellen sicher, dass Anwaltskanzleien besser positioniert den Anforderungen einer zunehmend digitalen und wettbewerbsintensi­ven Branche gerecht werden können. Gleichzeitig können Arbeitslast und Stresslevel minimiert und so der Weg zu einer besseren Work-Life-Balance für Anwälte geebnet werden,“ so Wendl abschließend.