Tipps für die IT-Wartung: Mehr Effizienz bei weniger Kosten

„Unsere Systemingenieure stoßen jedoch in kleinen Firmen und in renommierten Konzernen immer wieder auf ein Muster an Fehlern und Schwachstellen, das sich durchzieht“, erklärt Christoph Wendl, Geschäftsführer von Iphos IT Solutions – einem internationalen IT Unternehmen. „Dabei spiegelt sich der Mehrwert einer effizienten IT-Betreuung direkt im Betriebsergebnis wider – sei es durch Effizienzsteigerung, laufende Einsparungen oder durch die Vermeidung hoher Folgekosten bei Zwischenfällen.“ Wir zeigen Ihnen in unserer achtteiligen Serie zum Thema die besten Tipps für mehr Effizienz und weniger Kosten in Ihrer IT.

Tipp 1: Gezielt in die IT-Infrastruktur investieren

Gezieltes Investieren in die IT-Infrastruktur kann sich allemal auszahlen. Es spart nachhaltig Wartungs- und reduziert Folgekosten. Prominente Schlagwörter sind hier Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit und Security-Management. Denn monatliche IT-Wartungskosten für eine veraltete, unsichere, überdimensionierte oder ineffiziente Infrastruktur können sich so summieren, dass Anschaffungskosten und standardmäßige laufende Kosten weit übertroffen werden. Besonders wenn grobe Probleme auftreten, wie etwa der Ausfall wichtiger IT-Services durch Hackangriff oder mangelhafte Servicierung. „Aus unserer Erfahrung kann der Austausch kritischer Teile der IT so viel Kosten sparen, dass wir dadurch unseren Kunden preisreduzierte IT-Wartungsverträge anbieten können. Eine gute Investitions-Beratung auf Basis von Kosten-Nutzen-Analysen ist unumgänglich, um nachhaltige Vorteile zu generieren.“, so Christoph Wendl.

Tipp 2: Downsizing der IT

„Wir sehen regelmäßig Unternehmen, die für Ihre Zwecke und Mitarbeiteranzahl eine überdimensionierte Infrastruktur betreiben. Diese ist oft nicht optimal ausgelastet. Dazu kommt, dass die Wartungseffizienz des gesamten, über die Zeit organisch gewachsenen Systems leidet. Oft ergeben sich dadurch auch Stabilitäts- und Verfügbarkeitseinbußen, welche sich auch negativ auf Benutzer auswirken“, erklärt Wendl. „Das Ziel ist eine zweckoptimierte, schlanke IT, die hoch performant und zugleich zukunftssicher  und skalierbar ist.“

Tipp 3: Proaktives Monitoring & Event-Management

Durch automatisiertes Monitoring von IT-Systemen erhalten die Verantwortlichen bei Problemen sofort eine Nachricht vom System und können zielgerichtet handeln. Das frühzeitige Erkennen von Problemen und Ausfällen kann je nach Branche und Firmengröße sehr hohe Folgekosten verhindern. Denn wenn für das Unternehmen lebenswichtige IT-Services und Maschinen still stehen, ergeben sich oft hohe Kosten durch stehendes Personal oder sogar Imageschäden in Kundenbeziehungen. „Erfahrungsgemäß fehlt ein proaktives Monitoring & effizientes Event-Management. Dementsprechend ist die Anzahl der uns bekannten Fälle an eigentlich einfach vermeidbaren IT Ausfällen relativ hoch“, erinnert sich Wendl.

Tipp 4: Die richtige Business-Continuity Strategie einsetzen

Einerseits kann durch technisch und wirtschaftlich auf das jeweilige Unternehmen optimierte Prozeduren, Software und Hardware für Backups bares Geld gespart werden. Andererseits verhindern gut eingerichtete Sicherungen hohe Folgekosten bei Ausfällen. „In der Realität sind oft Backup-Systeme vorhanden, jedoch fehlt es an regelmäßigen Wiederherstellungstests und entsprechenden Notfallsplänen. Wir haben Unternehmen gesehen, welche sich durch Backup-Systeme vermeintlich in Sicherheit wiegten, jedoch erst im Ernstfall die Unvollständigkeit ihrer Business-Continuity-Strategie erkannt haben. Dann entstehen aber erst die eigentlichen Probleme: lange Stehzeiten, unvollständige Datenwiederherstellungen und sehr hohe Wiederherstellungskosten, die natürlich massiv ins Geld gehen.“, so Wendl.

Tipp 5: Externe Dienstleister, Lizenzen & Open Source Produkte

Tatsächlich gibt es oft ein undurchsichtiges Geflecht aus mehreren externen Zulieferern und IT-Dienstleistern für die verschiedenen Leistungsbereiche. „Man ist besser beraten sich einen IT-Dienstleister zu suchen, der alle benötigten Leistungen abdeckt. Das hat zunächst direkte Kostenvorteile. Es entstehen aber auch weniger Fehler aus Abstimmungsproblemen und Zuständigkeitskonflikten“, erklärt Wendl. Auch das Lizenzmanagement stellt oft ein großes Problem dar. Die Lizenzmodelle der Software-Hersteller sind komplex und bieten unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten. Daraus ergibt sich in der Praxis oft eine Über- oder Unterlizenzierung. Bei letzterem können empfindliche Strafzahlungen fällig werden. Der Einsatz von Open-Source Produkten stellt oft einen preiswerten Lösungsweg dar, da neben den Lizenzkosten auch Organisationskosten minimiert werden.

Tipp 6: Gezieltes Outsourcing

Durch gezieltes Outsourcing können Auslastungsspitzen abgefangen und Kosten, sowie Überbelastungen von Personal gezielt reduziert werden. Beispiele sind bedarfsorientierte Service Level Agreements, stundebasiertes Bereitstellen von Personal, Fernwartungen, etc. Die IT-Wartung kann komplett ausgelagert werden oder bestimmte Teile des Arbeitsspektrums. Bei der Vielzahl an heutzutage verbreiteten IT-Systemen ist es oft nicht rentabel alle Kompetenzen im eigenen Unternehmen aufzubauen und „up-to-date“ zu halten. Dadurch werden auch Personalressourcen für Kernbereiche frei.

Tipp 7: Transparente IT-Wartungsverträge abschließen

Transparenz bei IT-Wartungsverträgen ist sehr wichtig. Das beinhaltet mehrere Aspekte: Der Wartungsvertrag muss genau auf den Bedarf abgestimmt sein und sich daher aus Modulen oder Bausteinen, die vorab wählbar und klar definiert sind, zusammensetzen. Zu diesen Bausteinen gehören die Kostenmodelle, Wartungsleistungen, Erreichbarkeiten & Reaktionszeiten. „Ähnlich wie bei Versicherungsverträgen sollte der Umfang der Service-Leistungen genau auf den eigenen Bedarf abgestimmt werden.“, analysiert Wendl. „Natürlich ist auch eine hohe technische und organisatorische Transparenz gefragt. Letzten Endes soll der IT-Verantwortliche genau wissen, was in der eigenen IT vorgeht.“