Office 365 aus der Cloud: Vorteile, Chancen & Risiken für Unternehmen

Der Vormarsch von Office 365 aus der Cloud ist – dem aktuellen Trend von Software-Services aus der Cloud folgend – kaum zu stoppen. Das hat gleich mehrere gute Gründe: Speziell kleine bis mittelgroße Unternehmen profitieren von beinhalteten und laufenden Upgrades. Das heißt diese verfügen ständig über die aktuellste Version der Software. Der Betrieb eigener Server-Infrastruktur für diese Anwendungen entfällt, was zugleich eine merkbare Kostenreduktion und ein minimiertes Ausfallrisiko bedeutet, da diese mittels einer verschlüsselten Verbindung im Rechenzentrum läuft, wo entsprechende Sicherungseinrichtungen für den kontinuierlichen Betrieb sorgen sollten. Konfiguration und Wartung seitens der IT werden so praktisch auf Null reduziert. Die neusten Sicherheitsupdates sind stets installiert. Selbstredend ist das Sparpotenzial daher enorm. Neben diesen handfesten betriebswirtschaftlichen Vorteilen gibt es weitere, in der Nutzererfahrung direkt erlebbare positive Kriterien. So sind Dokumente, die in der Cloud gespeichert werden, auch unterwegs verfügbar und bearbeitbar. Hinzu kommen neue Features, wie Data Loss Prevention, Office Groups, eine intelligente Suche und Hilfe, u.v.m., die dem Nutzer das arbeiten erleichtern.

Doch neben diesen handfesten Vorteilen wartet Office 365 aus der Cloud auch mit einigen Problemen auf. Manche davon sind untrennbar mit dem Produkt und dem ganzen Konzept verbunden. So hat das IT Team des Unternehmens keine Kontrolle mehr über Ausfälle, kann diese nicht selbstständig beseitigen und womöglich den Vorgesetzten keine Auskunft geben, wann der Service wieder aktiv ist. Eine instabile Internetverbindung führt ebenfalls zu Problemen: wo das klassische am Client installierte Office bisher einfach funktionierte, kann die Nutzererfahrung leiden, oder ein Komplettausfall auf Zeit drohen.

Hinzu kommt dass Office 365 gelöschte E-Mails nicht länger als 30 Tage sichert, was ausserhalb der Richtlinien vieler Unternehmen liegt. Das erfordert Backup-Software von Drittherstellern. Wesentlich schwerwiegender sind da schon Überlegungen zur Einhaltung der Gesetzgebung. So funktioniert die E-Mail-Archivierung nur so lange, wie man den Account aktiv hält bzw. für den User bezahlt. Da E-Mails aus rechtlichen Gründen einige Jahre erhalten bleiben sollten muss man – vorausgesetzt man hat kein Backup eines Drittanbieters – immer mehr Accounts bezahlen. Besonders schwerwiegend kann das bei Unternehmen mit hoher Personalfluktuation sein.

Nimmt man eine breitere Perspektive auf das Thema ein, so sollte man vor der Umstellung auf Office 365 genauestens Planen und die Umstellungskosten vorab berechnen. Bei der Einführung kann hoher Aufwand entstehen – zum Beispiel durch die notwendige Datenmigration. Zusätzlich sollte man sich genau informieren, welche Infrastrukturen und Applikationen reduziert werden können. Ansonsten kann es zu teuren Überraschungen kommen. Da in Office 365 Anwendungen auch stark standardisiert sind fallen zusätzliche Ausgaben für die Anpassung an, etwa für Unternehmensstandards, Barrierefreiheit oder einfach zusätzliche Funktionen. Nicht zu vergessen sind hier auch die Kosten für eine entsprechend abgesicherte Internetleitung und Netzinfrastruktur, die für den Betrieb der Software in der Cloud eigentlich zwingend notwendig ist.

Mögliche ergänzende oder (in Teilen ersetzende) Produkte kann auch Nextcloud sein, das eine Cloud auf dem firmeneigenen Server ermöglicht.